Utilisation des rappels programmés

🟦 Fonctionnalités disponibles

Chaque rappel contient les éléments suivants :

• Une échéance obligatoire (date + heure)

• Une personne assignée (facultative) — peut être un utilisateur ou un alias

• Un commentaire obligatoire pour décrire la tâche

• Une case à cocher pour marquer la tâche comme réalisée

🟦 Comment créer une tâche ?

➤ Depuis la fiche d’un appel

1. Ouvrez le détail d’un appel

2. Cliquez sur “Programmer un rappel”

3. Choisissez :

   • l’échéance (date + heure)

   • la personne assignée (optionnel)

   • le commentaire

    

4. Validez → la tâche est immédiatement visible sous l’appel

➤ Depuis une fiche patient

Le fonctionnement est identique : vous pouvez programmer un rappel directement sur un patient.

🟦  Où voir les rappels existants ?

• Sur la fiche d’un appel ou d’un patient, les rappels en cours ou en retard sont listés en haut de la page

• Dans la liste des appels, une icône horloge s’affiche si des tâches sont en attente ou en retard (survol pour voir le détail)

🟦  Notification automatique

Dès qu’un rappel est assigné à vous (ou à votre alias), vous recevez une notification par e-mail et dans l’application.

Cela permet de ne rien rater — même si la tâche a été créée par un autre membre de l’équipe.

🟦  Cas des tâches en retard

Les tâches dépassées et non cochées sont affichées avec une icône rouge, pour attirer l’attention.

C’est un excellent moyen de prioriser vos rappels.

🟦  Marquer une tâche comme réalisée

Depuis la fiche de l’appel ou du patient :

1. Cliquez sur la case à cocher en bas à droite de la tâche

2. L’icône change pour indiquer que la tâche est terminée

3. La tâche n’est plus prise en compte dans les rappels en cours

L’historique est conservé : vous pouvez toujours revoir les tâches terminées si besoin.

🟦  Qui peut voir les tâches ?

• Les tâches sont liées à un appel ou un patient, donc visibles par tous les collaborateurs du même cabinet

• Si une tâche est assignée à une personne en particulier, cela est affiché, mais tout le monde peut la voir et la marquer comme terminée

🟦  Bonnes pratiques

• Utilisez un langage clair dans le commentaire (ex. : “Rappeler Mme Dupont pour devis à confirmer”)

• Programmez une heure précise dans la journée si la tâche est urgente

• Assignez à la bonne personne si l’action est spécifique

• Pensez à cocher la tâche une fois terminée, pour garder un suivi propre

🟦  Exemple d’usage concret

Un patient appelle le 24/10 pour demander un devis. L’assistante n’a pas encore le tarif exact.

→ Elle programme une tâche pour le 27/10 à 10h00, assignée à elle-même, avec le commentaire :

“Appeler Mme Lefevre pour lui confirmer le montant du devis implant.”